Kiểm soát được số dư, nhìn rõ tuổi nợ, chủ động thu hồi
Biến bảng công nợ phải thu rời rạc thành quy trình kiểm tra – đối chiếu – cảnh báo – đôn đốc – báo cáo. Dành cho kế toán công nợ, kế toán tổng hợp, kế toán trưởng và quản lý kinh doanh.
12 prompt sao chépTình huống giả địnhChecklist lưu tiến độTrắc nghiệm cuối bài
AI HỖ TRỢ PHÂN TÍCH · CON NGƯỜI KIỂM TRA VÀ PHÊ DUYỆT
01
Quy trình kiểm soát công nợ 6 bước
Áp dụng định kỳ theo tuần, tháng hoặc ngày chốt báo cáo.
1–3 · Làm sạch và đối chiếu
Thu thập số dư đầu kỳ, phát sinh phải thu, tiền đã thu, điều chỉnh và số dư cuối kỳ.
Kiểm tra mã khách hàng, số hóa đơn, chứng từ thu và số dư bất thường.
Đối chiếu sổ chi tiết, bảng tổng hợp và chứng từ thanh toán.
4–6 · Phân tích và hành động
Phân tích tuổi nợ theo ngày đến hạn và ngày chốt.
Ưu tiên thu hồi, nhắc thanh toán và theo dõi cam kết.
Lập báo cáo quản trị, xác nhận chênh lệch và trình phê duyệt.
Nguyên tắc: Công nợ cuối kỳ = Công nợ đầu kỳ + Phát sinh tăng − Phát sinh giảm (trong cùng phạm vi và cách phân loại). Mọi khoản điều chỉnh, bù trừ, thu trước và chênh lệch tỷ giá cần được nhận diện riêng theo hồ sơ thực tế.
02
Bộ dữ liệu mẫu để thực hành
Số liệu hoàn toàn giả định, không phản ánh khách hàng thật.
Danh sách hóa đơn chưa thu hết tại ngày 31/10/2026
Mã KH
Hóa đơn
Ngày đến hạn
Phải thu (đ)
Đã thu (đ)
Còn phải thu (đ)
KH001
HD001
20/09/2026
120.000.000
40.000.000
80.000.000
KH002
HD002
15/10/2026
95.000.000
0
95.000.000
KH003
HD003
10/11/2026
75.000.000
25.000.000
50.000.000
KH004
HD004
25/07/2026
60.000.000
10.000.000
50.000.000
TỔNG CỘNG
350.000.000
75.000.000
275.000.000
Đối chiếu mẫu: 350 triệu − 75 triệu = 275 triệu đồng còn phải thu. Tại 31/10/2026: KH001 quá hạn 41 ngày; KH002 quá hạn 16 ngày; KH003 chưa đến hạn; KH004 quá hạn 98 ngày. Các phép tính giả định không thay thế dữ liệu sổ sách thực tế.
Bảo mật: Trước khi tải file lên AI, hãy ẩn hoặc mã hóa tên, mã số thuế, tài khoản ngân hàng, thông tin cá nhân và dữ liệu nhạy cảm theo quy định nội bộ; chỉ dùng môi trường được doanh nghiệp cho phép.
03
Thiết lập trợ lý kiểm soát công nợ AI
Sao chép vào phần hướng dẫn của dự án AI hoặc tin nhắn đầu tiên.
VAI TRÒ: Bạn là trợ lý kiểm soát công nợ phải thu cho bộ phận kế toán doanh nghiệp Việt Nam. Ưu tiên độ chính xác, khả năng truy vết và bảo mật.
ĐẦU VÀO: Hỏi ngày chốt, kỳ báo cáo, đơn vị tiền tệ, phạm vi khách hàng, file chi tiết công nợ, bảng tổng hợp, hóa đơn và chứng từ thu nếu cần.
QUY TRÌNH:
1. Đọc cấu trúc file và mô tả cột/khóa đối chiếu trước khi tính.
2. Kiểm tra thiếu dữ liệu, trùng chứng từ, số dư âm và định dạng sai.
3. Đối chiếu số dư theo mã khách hàng và số hóa đơn; không tự ghép bản ghi thiếu căn cứ.
4. Tính tổng và kiểm tra công thức số dư, phân tích tuổi nợ theo ngày chốt và ngày đến hạn.
5. Xếp hạng khoản cần thu hồi, nêu rủi ro có bằng chứng.
6. Lập bảng chênh lệch có tên file, sheet, dòng, chứng từ; đề xuất đầu việc xử lý.
7. Phân biệt số liệu gốc, số liệu tính toán, giả định và nhận định.
8. Kiểm tra lại phép tính và tính nhất quán trước khi kết luận.
ĐẦU RA: (A) Tóm tắt điều hành; (B) Bảng công nợ và tuổi nợ; (C) Chênh lệch/bất thường; (D) Danh sách thu hồi ưu tiên; (E) Cần xác minh; (F) Đề xuất hành động.
NGUYÊN TẮC: Không bịa số liệu, chứng từ, ngày đến hạn, cam kết hay căn cứ pháp luật. Không tự điều chỉnh dữ liệu gốc. Không coi dự thảo đối chiếu là xác nhận của khách hàng. Nếu thiếu căn cứ, ghi rõ “CHƯA ĐỦ DỮ LIỆU”. Khi đề cập dự phòng phải thu khó đòi, cần kiểm tra hồ sơ và quy định hiện hành trước khi kết luận.
04
12 Prompt chuyên sâu cho kế toán công nợ phải thu
Chọn bài toán thực tế, tải dữ liệu đã được bảo mật và sao chép prompt tương ứng.
THỰC HÀNH
Chuẩn hóa dữ liệu công nợ
Nhận diện cột, thiếu mã và ngày đến hạn.
Bạn là trợ lý kế toán công nợ phải thu. Tôi cung cấp bảng Excel gồm: Mã KH, Tên KH, Số hóa đơn, Ngày hóa đơn, Ngày đến hạn, Số tiền phải thu, Đã thu, Số dư. Hãy kiểm tra cấu trúc dữ liệu, định dạng ngày/số tiền, ô trống, mã khách hàng không nhất quán, hóa đơn trùng số và các khoản có Số dư < 0. Không tự sửa dữ liệu. Trả bảng lỗi gồm: dòng, cột, giá trị gốc, loại lỗi, cách xử lý đề xuất. Nếu chưa có file, hãy yêu cầu tôi tải lên.
THỰC HÀNH
Đối chiếu số dư theo khách hàng
Từ chi tiết hóa đơn đến bảng tổng hợp.
Từ file chi tiết công nợ và bảng tổng hợp công nợ tôi cung cấp, hãy đối chiếu theo Mã khách hàng và kỳ chốt [ngày]. Kiểm tra tổng số dư chi tiết = số dư tổng hợp; liệt kê khách hàng khớp, chênh lệch, chỉ có ở một nguồn. Tính Chênh lệch = Số dư chi tiết - Số dư tổng hợp. Không ghép khách hàng chỉ dựa vào tên gần giống; ghi rõ sheet, dòng, mã chứng từ nguồn.
THỰC HÀNH
Lập báo cáo tuổi nợ
Phân nhóm nợ quá hạn và chưa đến hạn.
Dựa trên danh sách hóa đơn còn phải thu và ngày chốt [dd/mm/yyyy], hãy tính số ngày quá hạn = max(0, ngày chốt - ngày đến hạn). Phân nhóm: chưa đến hạn, quá hạn 1–30, 31–60, 61–90 và trên 90 ngày. Tính số dư từng nhóm, tỷ trọng trên tổng phải thu và danh sách 10 khoản quá hạn lớn nhất. Không suy đoán ngày đến hạn khi dữ liệu thiếu; đưa vào nhóm “Chưa xác định”. Ghi rõ phương pháp tính và ngày chốt.
THỰC HÀNH
Phân tích biến động công nợ
So sánh hai kỳ và tìm khoản tăng bất thường.
So sánh báo cáo công nợ phải thu kỳ [T] và [T-1] theo Mã KH. Tính chênh lệch tuyệt đối = cuối kỳ T - cuối kỳ T-1; tỷ lệ % = chênh lệch / |cuối kỳ T-1| × 100 khi mẫu số khác 0. Xếp hạng 10 khách hàng tăng nợ lớn nhất, nêu dữ liệu hỗ trợ và các nguyên nhân CẦN XÁC MINH (chưa thanh toán, tăng doanh số, điều chỉnh hóa đơn...). Không khẳng định nguyên nhân nếu chưa có chứng từ.
THỰC HÀNH
Đối chiếu hóa đơn và thanh toán
Phát hiện thanh toán chưa phân bổ hoặc phân bổ sai.
Tôi tải lên danh sách hóa đơn phải thu và sao kê/phiếu thu. Hãy đối chiếu theo mã khách hàng, số hóa đơn, số tiền, ngày giao dịch và nội dung chuyển khoản. Chỉ xác nhận khớp khi đủ căn cứ; khoản không có số hóa đơn rõ ràng đưa vào “Cần xác minh”. Xuất 4 nhóm: đã thu khớp, thu một phần, chưa thu, tiền nhận chưa xác định hóa đơn. Không tự gán tiền thu cho hóa đơn khác.
THỰC HÀNH
Lập danh sách ưu tiên thu hồi
Xác định khách hàng cần đôn đốc trước.
Từ bảng tuổi nợ đã kiểm tra, lập danh sách ưu tiên thu hồi theo 3 yếu tố: số tiền quá hạn, số ngày quá hạn và lịch sử cam kết thanh toán (nếu có). Đề xuất nhóm ưu tiên Cao/Trung bình/Thấp kèm lý do; lập bảng Mã KH | Số dư | Quá hạn | Cam kết | Hành động | Phụ trách | Hạn đề xuất. Phân biệt hạn đề xuất với hạn khách hàng đã cam kết; không tự điền người phụ trách.
THỰC HÀNH
Dự báo dòng tiền thu nợ
Ba kịch bản thu tiền có giả định minh bạch.
Từ danh sách công nợ, ngày đến hạn và lịch sử thanh toán do tôi cung cấp, hãy lập dự báo thu tiền 4 tuần tới theo 3 kịch bản: thận trọng, cơ sở, tích cực. Chỉ dùng tỷ lệ thu hồi do tôi nhập hoặc tính từ dữ liệu lịch sử đủ tin cậy. Nếu chưa có tỷ lệ, hãy yêu cầu cung cấp; không tự bịa xác suất. Trình bày giả định, số tiền dự kiến theo tuần, tổng cộng và rủi ro lệch dự báo.
THỰC HÀNH
Soạn email nhắc thanh toán
Giọng lịch sự, đủ chứng từ và không gây đối đầu.
Soạn email nhắc thanh toán gửi [Khách hàng] theo thông tin đã xác nhận: hợp đồng [..], hóa đơn [..], số tiền còn phải thu [..], hạn thanh toán [..], ngày đối chiếu [..]. Giọng chuyên nghiệp, hợp tác; đề nghị xác nhận lịch thanh toán hoặc phản hồi chênh lệch. Không tự viện dẫn chế tài, lãi phạt hoặc đe dọa ngừng dịch vụ khi hợp đồng chưa cung cấp căn cứ. Để trống thông tin còn thiếu dưới dạng [CẦN XÁC NHẬN].
THỰC HÀNH
Lập biên bản đối chiếu công nợ
Soạn dự thảo để hai bên kiểm tra và ký.
Từ bảng công nợ đã đối chiếu, hãy soạn DỰ THẢO biên bản xác nhận công nợ tại ngày [..] giữa [Bên A] và [Bên B]. Gồm: căn cứ đối chiếu, bảng hóa đơn/thu tiền/số dư, số tiền còn phải thu bằng số và chữ, khoản đang tranh chấp nếu có, phần ý kiến hai bên và vị trí ký. Chỉ điền dữ liệu có nguồn; đánh dấu [CẦN XÁC NHẬN] với thông tin thiếu. Không coi dự thảo là công nợ đã được đối tác xác nhận.
THỰC HÀNH
Báo cáo công nợ trình Ban giám đốc
Tóm tắt điều hành và kế hoạch hành động.
Hãy lập báo cáo quản trị công nợ phải thu tại [ngày chốt] từ file tôi cung cấp. Kết cấu: 1) Tổng số dư, nợ chưa đến hạn, nợ quá hạn; 2) Cơ cấu tuổi nợ; 3) Top 10 khách hàng có nợ quá hạn lớn; 4) Biến động so kỳ trước; 5) Các khoản cần xác minh; 6) Kế hoạch thu hồi, người phụ trách, thời hạn đề xuất; 7) Các quyết định cần BGĐ phê duyệt. Mọi số liệu phải truy vết về sheet/dòng và kiểm tra tổng cộng.
THỰC HÀNH
Rà soát khoản có dấu hiệu khó thu
Cảnh báo rủi ro, không tự kết luận kế toán.
Từ danh sách công nợ quá hạn và hồ sơ khách hàng, nhận diện các dấu hiệu rủi ro như quá hạn kéo dài, nhiều lần thất hẹn, tranh chấp, thiếu hồ sơ xác nhận. Lập bảng khoản nợ | bằng chứng | dấu hiệu | thông tin cần bổ sung | hành động đề xuất. Không tự kết luận “nợ xấu”, không tự xác định mức trích lập dự phòng hoặc viện dẫn quy định pháp lý nếu chưa kiểm tra văn bản hiện hành và hồ sơ cụ thể.
THỰC HÀNH
Lập bảng theo dõi cam kết thanh toán
Biến cam kết thành lịch đôn đốc rõ ràng.
Từ email, biên bản và ghi chú đã cung cấp, trích xuất các cam kết thanh toán có bằng chứng. Tạo bảng Mã KH | Số tiền cam kết | Ngày hẹn | Nguồn xác nhận | Người phụ trách | Trạng thái | Ngày cần nhắc. Không biến lời hứa miệng chưa xác minh thành cam kết chính thức. Đánh dấu quá hạn cam kết tại ngày [..] và các trường cần hỏi lại.
05
Lộ trình thực hành 60 phút
Từ bảng dữ liệu mẫu đến báo cáo có thể trình quản lý.
00–10 phút
Chuẩn hóa đầu vào
Nhập dữ liệu mẫu ở Mục 02 vào Excel; kiểm tra công thức phải thu – đã thu = số dư.
10–20 phút
Phân tích tuổi nợ
Chạy Prompt 3; đối chiếu lại ngày quá hạn của từng hóa đơn.
20–30 phút
Xếp ưu tiên thu hồi
Chạy Prompt 6; nêu lý do ưu tiên và thông tin còn thiếu.
30–40 phút
Soạn thông báo
Chạy Prompt 8; không gửi khi chưa xác minh người nhận, số tiền và hạn.
40–50 phút
Lập báo cáo quản trị
Chạy Prompt 10; tách số liệu xác nhận và nhận định.
50–60 phút
Kiểm tra và trình duyệt
Rà tổng cộng, khoản quá hạn, nguồn dữ liệu, danh sách cần xác minh và quyết định cần phê duyệt.
06
7 điểm kiểm soát bắt buộc
Giúp giảm sai lệch khi ứng dụng AI vào công nợ.
Ngày chốt: mọi báo cáo phải có thời điểm chốt rõ ràng.
Khóa dữ liệu: ưu tiên mã khách hàng, số hóa đơn và chứng từ xác thực.
Đúng phạm vi: phân biệt công nợ theo hóa đơn, theo hợp đồng và khoản nhận trước.
Khớp tổng: kiểm tra tổng chi tiết với sổ tổng hợp, phát sinh và số dư.
Tuổi nợ: tính từ ngày đến hạn đã xác nhận, không lấy mặc định từ ngày hóa đơn.
Thu hồi: không gửi nhắc nợ khi chưa xác minh khoản tranh chấp hoặc tiền đang chờ phân bổ.
Phê duyệt: báo cáo và thư gửi khách hàng cần được người có thẩm quyền rà soát.
07
Checklist tự đánh giá
Tích vào từng bước đã hoàn thành; tiến độ được lưu trên trình duyệt này.
08
Trắc nghiệm cuối bài
Kiểm tra ba nguyên tắc quan trọng.
01. Tính tuổi nợ quá hạn nên căn cứ vào mốc nào?
02. Khi sao kê có khoản tiền không rõ hóa đơn, nên làm gì?
03. Báo cáo AI phát hiện chênh lệch cần thể hiện gì?