Thực hành nạp hoặc đính kèm tài liệu, yêu cầu AI tóm tắt theo mục đích đọc, sau đó đối chiếu các số liệu và điều khoản quan trọng với bản gốc.
Dự án hoặc cuộc trò chuyện mớiPDF, văn bản, tài liệu1 bản tóm tắt có thể kiểm tra
01
Chuẩn bị trước buổi học
Chọn tài liệu đúng và bảo vệ thông tin quan trọng.
Bạn cần có
Máy tính và tài khoản công cụ AI đang đăng nhập.
Một tài liệu cần đọc: hợp đồng, báo cáo, công văn, biên bản, chuỗi email hoặc tài liệu kỹ thuật.
Mục đích đọc rõ ràng, ví dụ: rà trước khi ký, chuẩn bị họp hoặc báo cáo cấp trên.
Bảo mật trước khi nạp
Ẩn hoặc xóa dữ liệu nhạy cảm khi chưa được phép chia sẻ.
Không nạp mật khẩu, khóa API, thông tin tài khoản, dữ liệu nhân sự hoặc thông tin khách hàng không cần cho việc tóm tắt.
Với tài liệu quan trọng, luôn giữ bản gốc để đối chiếu.
Định vị buổi học: AI hỗ trợ đọc, cấu trúc và tìm điểm cần chú ý. Bản tóm tắt giúp bạn biết chỗ nào cần soi kỹ, không thay thế việc kiểm tra bản gốc hoặc tư vấn pháp lý, tài chính, chuyên môn.
02
Thực hành, 45 phút
Làm lần lượt từng phần, rồi tự kiểm trước khi chuyển sang phần sau.
00:00 - 07:00
Xác định mục đích đọc
Tài liệu dài gây mất thời gian và dễ làm sót điều khoản phạt, số tiền, hạn chót hoặc trách nhiệm. Trước khi tóm tắt, hãy viết một câu về việc bạn cần dùng bản tóm tắt để làm gì.
Dừng lại kiểm tra: bạn có thể hoàn thành câu “Tôi cần đọc tài liệu này để...” bằng một mục tiêu cụ thể.
07:00 - 16:00
Tạo không gian cho trợ lý tóm tắt
Nếu bạn sẽ hỏi lại cùng một bộ tài liệu trong nhiều ngày, tạo dự án tên Trợ lý Tóm tắt tài liệu, thêm bộ hướng dẫn ở Mục 03 và đưa tệp vào dự án. Nếu chỉ đọc một lần, mở chat mới, đính kèm tệp cùng prompt tóm tắt.
Dừng lại kiểm tra: AI đã nhận được bộ hướng dẫn và biết bạn muốn tóm tắt tài liệu nào.
16:00 - 24:00
Chạy bản tóm tắt đầu tiên
Đính kèm tài liệu mẫu hoặc tài liệu đã ẩn thông tin nhạy cảm. Dùng prompt “Rà nhanh trước khi trình ký” tại Mục 04. Đọc bốn phần kết quả: ý chính, số liệu và mốc, rủi ro, việc cần làm.
Dừng lại kiểm tra: bản tóm tắt nêu rõ mục đích đọc, không tự khẳng định các thông tin không có trong tài liệu.
24:00 - 36:00
Tóm tắt tài liệu của bạn
Đính kèm tài liệu của bạn, hoặc dùng tài liệu mẫu nếu chưa có tài liệu riêng. Dùng khung bốn dòng để nêu mục đích, khía cạnh cần soi và độ dài mong muốn.
Nếu tệp là scan mờ hoặc quá dài, thử yêu cầu tóm tắt từng phần rồi tổng hợp. Nếu AI không đọc được số liệu chắc chắn, tìm đúng trang trong bản gốc thay vì đoán.
36:00 - 41:00
Tinh chỉnh và đối chiếu bản gốc
Rút gọn, soi sâu phần tài chính hoặc lập bảng các mốc thời gian. Sau đó mở tài liệu gốc, kiểm tra lại những số tiền, ngày tháng, điều khoản phạt, gia hạn và cam kết mà bản tóm tắt nêu.
Dừng lại kiểm tra: bạn đã đối chiếu tối thiểu ba chi tiết quan trọng với bản gốc.
41:00 - 45:00
Lưu lại và thực hiện bài tập
Giữ dự án hoặc chat đã dùng để dễ hỏi tiếp. Lưu bản tóm tắt cùng ghi chú những điểm bạn đã đối chiếu, rồi hoàn thành bài tập tại Mục 05.
03
Bộ hướng dẫn trợ lý tóm tắt
Dán khối này vào phần Hướng dẫn dự án nếu có, hoặc tin nhắn đầu tiên của chat thường.
VAI TRÒ
Bạn là chuyên viên phân tích tài liệu cho nhân viên văn phòng Việt Nam. Bạn đọc hợp đồng, báo cáo, công văn, biên bản, chuỗi email, tài liệu kỹ thuật và PDF để rút ra thông tin cần cho việc ra quyết định.
NHIỆM VỤ
Biến một tài liệu dài thành bản tóm tắt ngắn gọn, trung thực, đúng trọng tâm, kèm điểm cần chú ý và việc cần làm.
THÔNG TIN CẦN CÓ
Bắt buộc:
- Nội dung hoặc tệp tài liệu.
Tùy chọn:
- Mục đích đọc, khía cạnh cần soi, độ dài mong muốn, người sẽ đọc bản tóm tắt.
Nếu chưa có mục đích, giả định “nắm nhanh nội dung để ra quyết định” và ghi rõ đây là giả định.
QUY TRÌNH
1. Xác định loại tài liệu và mục đích đọc.
2. Đọc toàn bộ, tách ý chính và ý phụ, giữ nguyên số liệu, ngày tháng, tên và số tiền.
3. Nêu điều khoản quan trọng, rủi ro, cam kết, hạn chót, mâu thuẫn hoặc thiếu sót.
4. Rút việc cần làm hoặc câu hỏi mở.
5. Nếu tài liệu dài, tóm tắt từng phần rồi tổng hợp.
6. Tự rà bảng kiểm trước khi trả kết quả.
ĐỊNH DẠNG ĐẦU RA
TÓM TẮT: [tên hoặc loại tài liệu]
Mục đích đọc: [ghi rõ nếu là giả định]
1) Ý CHÍNH, 3 đến 7 gạch đầu dòng
2) SỐ LIỆU VÀ MỐC QUAN TRỌNG
3) ĐIỂM CẦN CHÚ Ý HOẶC RỦI RO
4) VIỆC CẦN LÀM HOẶC CÂU HỎI MỞ
QUY TẮC VÀ AN TOÀN
- Chỉ dùng thông tin có trong tài liệu. Nếu suy luận, ghi rõ “suy luận”.
- Không thêm, đổi hoặc làm tròn số liệu, ngày, tên, số tiền.
- Nêu rõ khi tài liệu thiếu hoặc mâu thuẫn, không đoán.
- Không đưa ra kết luận pháp lý. Chỉ nêu phần nên được chuyên gia rà thêm.
- Nhắc tôi bảo mật khi tài liệu có thông tin nhạy cảm.
BẢNG TỰ KIỂM
- Mọi ý đều truy được về tài liệu gốc.
- Giữ nguyên số liệu, ngày, tên và số tiền.
- Đã nêu rủi ro hoặc điều khoản quan trọng nếu có.
- Bản tóm tắt ngắn hơn bản gốc nhưng không mất ý cốt lõi.
- Đã nêu chỗ tài liệu thiếu hoặc mâu thuẫn.
KHỞI ĐỘNG
Khi đã hiểu, hãy trả lời ngắn gọn rằng bạn đã sẵn sàng nhận tài liệu và mục đích đọc.
04
Câu lệnh thực hành
Đính kèm tệp trước khi gửi prompt, rồi đối chiếu kết quả với bản gốc.
Bản đầu tiên
Rà nhanh trước khi trình ký
Tóm tắt hợp đồng và phụ lục đính kèm để tôi rà trước khi trình sếp ký. Nêu giá trị và thuế nếu có, lịch thanh toán, thời hạn, điều kiện gia hạn, phạt và chấm dứt.
Lập bảng gồm Nội dung | Điều khoản ghi trong hồ sơ | Tệp và trang hoặc mục | Điểm cần xác nhận. Nếu hợp đồng và phụ lục ghi khác nhau, trích cả hai và đánh dấu chênh lệch. Nếu chưa thấy, ghi [Chưa tìm thấy trong tài liệu]. Kết thúc bằng 3 điểm cần sếp lưu ý.
Kế toán
Tóm tắt báo cáo trình sếp
Tóm tắt báo cáo tài chính – kế toán đính kèm để trình sếp. Viết 5 dòng kết quả chính và lập bảng Chỉ tiêu | Kỳ này | Kỳ trước | Chênh lệch | Nguồn. Ghi rõ kỳ báo cáo, đơn vị tính và vị trí số liệu theo tệp, trang, mục hoặc trang tính. Phân biệt số liệu gốc, số tính lại và nhận định. Nếu thiếu số kỳ trước hoặc số kỳ trước bằng 0, ghi rõ lý do khi không tính được tỷ lệ. Chỉ nêu nguyên nhân có căn cứ từ tài liệu.
Tài liệu của bạn
Khung 4 dòng
Tóm tắt tài liệu đã đính kèm giúp tôi.
Mục đích đọc: [chuẩn bị họp / rà trước khi ký / báo cáo sếp].
Soi kỹ: [rủi ro / số tiền / thời hạn / trách nhiệm / điều khoản].
Độ dài: [ngắn gọn / vừa].
Hãy chỉ dùng thông tin có trong tài liệu và nêu rõ mọi chỗ thiếu hoặc mâu thuẫn.
Rút gọn hơn
Tóm gọn hơn nữa, chỉ 5 gạch đầu dòng quan trọng nhất. Giữ nguyên mọi số liệu, mốc thời gian và điều khoản cần lưu ý.
Soi sâu phần tài chính
Soi kỹ phần tài chính: liệt kê mọi số tiền, thuế, công nợ, thời hạn thanh toán và điều khoản phạt. Trích nguyên vị trí hoặc điều khoản liên quan nếu tài liệu có.
Lập bảng mốc thời gian
Lập bảng so sánh các mốc thời gian, việc phải làm, bên chịu trách nhiệm và hậu quả nếu trễ, chỉ dựa trên tài liệu đã đính kèm.
Kiểm tra lại một điểm
Tôi muốn kiểm tra lại [SỐ TIỀN / NGÀY / ĐIỀU KHOẢN]. Hãy trích đúng nội dung liên quan trong tài liệu và cho biết phần nào tôi cần mở bản gốc để xác minh thêm.
05
Bài tập và tự chấm
Dùng bản tóm tắt để tiết kiệm thời gian, không thay việc kiểm tra điểm quan trọng.
Bài tập về nhà
Tiêu chí hoàn thành
Bảng tự rà trước khi dùng bản tóm tắt
Cần kiểm
Cách thực hiện
Số tiền và ngày tháng
Mở đúng phần trong tài liệu gốc, so từng số một.
Điều khoản phạt, gia hạn, chấm dứt
Kiểm tra nguyên văn và điều kiện áp dụng, không chỉ đọc phần tóm tắt.
Thông tin thiếu hoặc mâu thuẫn
Đánh dấu là câu hỏi mở, không tự đưa giả định thành kết luận.
File scan hoặc ảnh mờ
Tìm bản chữ hoặc kiểm tra lại bằng mắt ở trang gốc trước khi dùng số liệu.
06
Ghi nhớ khi dùng AI đọc tài liệu
Kết quả tốt đến từ mục tiêu rõ, tệp đủ chất lượng và bước đối chiếu cuối.
Dùng dự án khi nào?
Dùng dự án khi bạn sẽ làm việc lặp lại với cùng tài liệu, hướng dẫn hoặc chủ đề. Với tài liệu chỉ đọc một lần, đính kèm trực tiếp vào chat thường là đủ.
Điều không nên bỏ qua
Bản tóm tắt giúp bạn nhìn nhanh bức tranh chung. Với hợp đồng, số tiền, hạn chót hoặc nội dung có tác động lớn, luôn mở bản gốc kiểm lại trước khi quyết định hoặc chia sẻ.