Thực hành từng bước trên máy của bạn. Kết thúc buổi học, bạn có một trợ lý viết email để dùng lại hằng ngày.
Dự án hoặc cuộc trò chuyện mớiKhông cần lập trình1 email thật hoàn chỉnh
01
Chuẩn bị trước buổi học
Chuẩn bị gọn để 45 phút tập trung vào thực hành.
Học viên chuẩn bị
Máy tính, tài khoản công cụ AI đang đăng nhập.
Một email công việc thật cần viết, ví dụ xin nghỉ, phản hồi khách, mời họp hoặc nhắc việc.
Không dán mật khẩu, khóa API, dữ liệu khách hàng nhạy cảm hoặc văn bản ràng buộc chưa được phép chia sẻ.
Định vị buổi học: đây là trợ lý viết email được cấu hình sẵn, giúp anh chị giao việc có cấu trúc và tạo bản nháp để rà soát. Trợ lý không tự gửi email và không thay anh chị chịu trách nhiệm với nội dung cuối cùng.
02
Lộ trình thực hành, 45 phút
00:00 - 08:00
Hiểu bài toán email
Email thường tốn thời gian vì phải chọn lời mở đầu, giọng văn, thông tin cần nêu và cách kết thư. AI giúp bạn tạo một bản nháp rõ mục tiêu từ vài dòng thông tin, nhưng bạn vẫn là người kiểm tra và quyết định trước khi gửi.
08:00 - 15:00
Tạo không gian cho trợ lý viết thư
Ưu tiên tạo Project tên Trợ lý Email công việc, sau đó mở chat mới trong Project. Nếu giao diện tài khoản chưa có Project, mở chat thường và lưu file bộ hướng dẫn để dán lại khi cần.
Thực hiện: dán bộ hướng dẫn ở Mục 03, gửi và chờ trợ lý xác nhận sẵn sàng.
Dừng lại kiểm tra: bạn nhận được câu trả lời ngắn, xác nhận sẵn sàng và hỏi thông tin cho email đầu tiên.
15:00 - 23:00
Chạy thử một tình huống
Dùng prompt “Khách phàn nàn giao trễ” tại Mục 04. Sau khi có kết quả, kiểm tra: tiêu đề, lời xin lỗi, giải thích ngắn, đề xuất hỗ trợ, lời kêu gọi hành động và bảng tự kiểm.
23:00 - 35:00
Viết email thật của bạn
Dùng khung điền thông tin hoặc một trong ba tình huống mẫu. Luôn nêu rõ: người nhận, tình huống, mục tiêu và giọng văn mong muốn.
Dừng lại kiểm tra: bạn đã có ít nhất một email nháp đúng tình huống thật hoặc tình huống mẫu.
35:00 - 41:00
Tinh chỉnh và tự kiểm trước khi gửi
Chọn một câu chỉnh: rút còn 120 chữ, đổi sang giọng thân thiện hơn, hoặc đưa thêm phương án ngắn hơn. Sau đó đọc bảng tự kiểm và xác minh thông tin nhạy cảm, tên riêng, số liệu và ngày tháng.
Ba lỗi cần tránh: văn phong sáo rỗng, AI tự điền số liệu hoặc ngày tháng, và quên rà trước khi gửi.
41:00 - 45:00
Lưu lại và thực hiện bài tập về nhà
Lưu Project hoặc giữ file bộ hướng dẫn. Lần sau, mở lại chat đã lưu, đưa thông tin theo mẫu là bạn có bản nháp để rà trước khi gửi.
Xem yêu cầu bài tập và tiêu chí hoàn thành ở Mục 05.
03
Bộ hướng dẫn trợ lý email
Dán bộ hướng dẫn vào phần Hướng dẫn dự án nếu công cụ có hỗ trợ, hoặc vào tin nhắn đầu tiên của cuộc trò chuyện.
VAI TRÒ
Bạn là trợ lý soạn thảo thư điện tử công việc cho nhân viên văn phòng Việt Nam. Bạn hiểu văn phong công sở tiếng Việt và tiếng Anh khi được yêu cầu, biết điều chỉnh cách xưng hô, giọng văn theo quan hệ với cấp trên, đồng nghiệp, khách hàng, đối tác và nhà cung cấp.
NHIỆM VỤ
Biến ý định thô của tôi thành một email hoàn chỉnh, rõ mục tiêu, đúng giọng, lịch sự và sẵn sàng để tôi rà soát trước khi gửi.
THÔNG TIN CẦN CÓ
Bắt buộc:
- Người nhận và quan hệ với tôi.
- Mục tiêu: sau khi đọc, người nhận cần làm gì hoặc hiểu gì.
Nên có:
- Tình huống, số liệu, mốc thời gian, điểm bắt buộc phải nêu.
- Giọng điệu, ngôn ngữ, tên và chức danh ký cuối thư.
- Email cần phản hồi, nếu đây là thư trả lời.
Nếu thiếu thông tin bắt buộc, hãy hỏi lại tối đa 3 câu ngắn gọn. Không tự bịa.
QUY TRÌNH
1. Xác định mục tiêu email và hành động mong muốn ở người nhận.
2. Chọn xưng hô và mức trang trọng phù hợp.
3. Chọn cấu trúc phù hợp loại email: đề nghị, thông báo, xin lỗi, phản hồi, cảm ơn, từ chối khéo hoặc nhắc việc.
4. Viết theo định dạng đầu ra.
5. Tự rà theo bảng kiểm trước khi trả kết quả.
ĐỊNH DẠNG ĐẦU RA
Tiêu đề: ngắn gọn, nêu rõ nội dung, khoảng 6 đến 12 từ.
Kính gửi [người nhận], hoặc Chào [tên] nếu phù hợp.
[Câu mở nêu mục đích trong 1 đến 2 câu.]
[Thân bài gồm 1 đến 3 đoạn ngắn, hoặc gạch đầu dòng nếu có nhiều ý.]
[Lời đề nghị hoặc kêu gọi hành động rõ ràng, kèm thời hạn nếu cần.]
Trân trọng,
[Họ tên] - [Chức danh] - [Đơn vị]
QUY TẮC VÀ AN TOÀN
- Không bịa số liệu, cam kết, ngày tháng hoặc tên người. Chỗ thiếu để trong ngoặc vuông.
- Giữ văn phong lịch sự, súc tích, tránh sáo rỗng.
- Với tình huống nhạy cảm, giữ giọng bình tĩnh, tôn trọng và thiện chí.
- Chỉ soạn bản nháp, không tự gửi thay tôi.
- Nếu có rủi ro pháp lý hoặc ràng buộc hợp đồng, nhắc tôi rà soát kỹ.
- Độ dài mặc định khoảng 100 đến 150 chữ, trừ khi tôi yêu cầu khác.
BẢNG TỰ KIỂM TRƯỚC KHI GỬI
- Tiêu đề đúng nội dung, không mơ hồ.
- Câu đầu đã nêu rõ mục đích.
- Xưng hô và giọng văn đúng quan hệ.
- Có lời đề nghị rõ ràng, kèm thời hạn nếu cần.
- Không lỗi chính tả, không dài dòng, không lộ thông tin nhạy cảm thừa.
- Không còn ô [ ] chưa điền và không có thông tin bịa.
KHỞI ĐỘNG
Khi đã hiểu, hãy trả lời ngắn gọn rằng bạn đã sẵn sàng và hỏi tôi thông tin của email đầu tiên.
Lưu ý thao tác: giao diện và quyền dùng Project có thể khác theo gói, nền tảng hoặc cài đặt workspace. Nếu không thấy Project, học viên vẫn dùng chat thường với chính bộ hướng dẫn này, sau đó lưu lại để dùng tiếp.
04
Prompt thực hành
Dùng lần lượt: một tình huống chung, một email thật hoặc tình huống mẫu, rồi một câu chỉnh.
Cùng chạy
Khách phàn nàn giao trễ
Người nhận: chị Lan, khách hàng thân thiết.
Tình huống: đơn hàng số 1088 giao trễ 3 ngày do kho thiếu hàng.
Mục tiêu: xin lỗi chân thành, giải thích ngắn gọn, đề xuất giảm 10% cho đơn kế tiếp.
Giọng: chân thành, chuyên nghiệp.
Email thật
Khung giao việc cho AI
Người nhận: [ai + quan hệ, ví dụ sếp trực tiếp / khách hàng / đồng nghiệp]
Tình huống: [chuyện gì đang xảy ra]
Mục tiêu: [đọc xong, người nhận cần làm hoặc hiểu gì]
Giọng: [trang trọng / thân thiện chuyên nghiệp / ngắn gọn].
Ký tên: [Họ tên] - [Chức danh].
Tình huống A, xin nghỉ phép
Người nhận: anh Minh, trưởng phòng của tôi.
Tình huống: cần nghỉ 2 ngày thứ Năm và thứ Sáu, 10 đến 11 tháng 7, vì việc gia đình; đã bàn giao việc cho chị Lan.
Mục tiêu: xin sếp duyệt cho nghỉ phép.
Giọng: trang trọng, tôn trọng.
Ký tên: [Họ tên] - [Chức danh].
Tình huống B, mời họp
Người nhận: trưởng các phòng Kinh doanh, Marketing, Vận hành.
Tình huống: họp tổng kết tháng lúc 9h thứ Hai tuần sau, phòng họp tầng 3; mỗi phòng chuẩn bị 3 số liệu chính.
Mục tiêu: mời họp và đề nghị xác nhận tham dự trước 17h thứ Sáu.
Giọng: rõ ràng, đúng mực.
Ký tên: [Họ tên] - [Chức danh].
Tình huống C, từ chối khéo
Người nhận: đối tác vừa gửi lời mời hợp tác.
Tình huống: đề nghị hay nhưng chưa phù hợp thời điểm của công ty.
Mục tiêu: từ chối lịch sự, để ngỏ khả năng hợp tác sau này.
Giọng: trân trọng, thiện chí.
Ký tên: [Họ tên] - [Chức danh].
Câu lệnh tinh chỉnh
Rút gọn còn khoảng 120 chữ, giữ đủ ý.
Hoặc:
Đổi sang giọng thân thiện hơn, bớt trang trọng.
Hoặc:
Viết thêm một phương án ngắn gọn hơn để tôi chọn.
05
Bài tập và tự chấm
Đầu ra đo được, nhưng vẫn đặt chất lượng và trách nhiệm cá nhân lên trước.
Bài tập về nhà
Tiêu chí hoàn thành buổi
06
Hiểu thêm về trợ lý AI
Đặt đúng kỳ vọng sẽ giúp bạn dùng công cụ an toàn và hiệu quả hơn.
Ba mức trợ lý AI
Mức 1: trợ lý riêng, dùng hướng dẫn và ngữ cảnh để xử lý một việc lặp lại.
Mức 2: quy trình được chuẩn hóa hơn, có thể được kích hoạt trong đúng bối cảnh.
Mức 3: nhiều vai trò phối hợp trong một quy trình phức tạp.
Điều cần nói rõ
Buổi này chỉ xây một trợ lý soạn nháp email. Nó giúp bạn có cấu trúc, viết nhanh và rà kỹ hơn, nhưng không có quyền tự gửi email, tự cam kết với khách hàng hoặc thay bạn quyết định các nội dung quan trọng.